ChatGPTを使った報告書の作り方｜初めてでもラクラクの具体例つき

仕事や学校で必要な「報告書」。毎回内容を考えるのが大変だったり、文章をまとめるのに時間がかかったりしていませんか？
そんなときに便利なのが、AIチャットツール「ChatGPT」です。

この記事では、ChatGPTを使って効率よく報告書を作成する方法を、具体的なやり取りの例とともにわかりやすく紹介します。

ChatGPTとは？

ChatGPTは、OpenAIが開発したAIチャットツールで、まるで人と会話しているかのように自然な文章で答えてくれます。
質問を投げかけると、情報を整理してまとめたり、文書を作成したりしてくれる優れものです。

ChatGPTで報告書を作るメリット

• 文章作成の時短ができる
• 論理的に整理された構成で作れる
• 表現や語彙の幅が広がる
• 何度でも修正・改善ができる

特に「文章を書くのが苦手」「テンプレがない」という人には非常におすすめです。

基本の使い方（4ステップ）

自分が望む文章をChatGPTに作ってもらうには、次の４つのステップを踏むのがベストです。

1. ChatGPTに目的を伝える

まずは、報告書の目的や伝えたい内容をChatGPTに伝えましょう。

例）
「〇〇というプロジェクトの進捗報告書を作りたいです。」

すると、ChatGPTは以下のように返答してきます。

「了解しました！進捗報告書を作成するには、以下のような情報を教えていただけると、より正確で読みやすい文書が作れます。」

• プロジェクト名：Webサイトリニューアル、新商品開発、社内研修企画など
• 納期：6月末がリリース目標、社内会議での発表日が7月初旬など
• 進捗：全体の60％が完了、設計フェーズ完了 など
• 課題：素材提供が遅れている、外注先との調整が必要 など
• 次のステップ：来週から開発に着手、来月中旬にリリース予定 など

2. 必要な情報を整理して入力

ChatGPTが出してきた質問の答えを、事実情報を元に自分で入力します。

例）

• プロジェクト名：Webサイトリニューアル
• 納期：2025年6月末
• 進捗：全体の60％完了
• 課題：デザイン調整に時間がかかっている
• 次のステップ：開発フェーズに進む予定

3. ChatGPTに文章作成を依頼

上記の内容をコピーして、ChatGPTに伝えれば、あとは自動で報告書の文章を作ってくれます。

初期出力例：

【進捗報告書：Webサイトリニューアルプロジェクト】

4. 必要に応じて修正を依頼

ChatGPTの魅力は、「修正が簡単にできること」です。表現や形式を変えたいときは、希望を伝えるだけで柔軟に調整してくれます。

以下にいくつかの修正依頼と、実際の修正結果をご紹介します。

修正の具体例

ビジネス向けにフォーマルな表現に変更

依頼内容：
「もっとフォーマルでビジネス向けの表現にしてください」

修正後：

要約して200文字以内に

依頼内容：
「この文章を200文字以内に要約してください」

修正後：

箇条書き形式に変更

依頼内容：
「この報告書を箇条書き形式にしてください」

修正後：

ネガティブな部分をポジティブに変更

依頼内容：
「デザイン調整に時間がかかっている”という部分を、ポジティブな表現に変更してください」

修正後：

ChatGPTを使う際のコツ

• 目的や対象者（誰に向けた報告か）を明確に伝える
• 事実情報は必ず自分で確認し、正確に入力する
• 完成した文書は最終的に自分で確認・修正する

AIはあくまでアシスタント。最終判断と責任は人間側にあります。

まとめ

ChatGPTを活用すれば、報告書作成の時間を大幅に短縮でき、読みやすく、伝わりやすい文章に仕上げることが可能です。
特に、文章をまとめるのが苦手な人や、忙しくて時間がない人には、強力なサポートツールになります。

ぜひ一度試して、日々の業務効率化に役立ててみてください。