こんにちは！「デザインもできるシステムエンジニア」のあつもり(@atumori17)です。
このブログでは業務効率化のアイデアや、初心者向けにExcelやAccessの便利な使い方を発信しています。
今回はAccess初心者でも10分で作れる超簡単データベースの作り方を紹介します。
難しいことは抜きにしてまずは触ってみる、作ってみる、ということを大前提にして進めていきます。
「データベースは習うより慣れろ」
です。参考書を見てデータベースの知識を得たところで、実際に作ってみなければ習得できません。そして、考えれば考えるほど、頭がこんがらかっていくのがデーターベースなのです。
なので初めに言っておきますが、今回紹介するのは実用的なデータベースではありません。
「おお～アクセスでデータベースが作れた！」
「レポートが印刷できた！」
という体験をするためのものです。
まずは作ってみてデータベースが動く喜びを感じること。これがとっても大切です。
Accessの仕組みがどうなっているかとか、エクセルと何が違うのかとか、データベースとは何ぞやとか、そういうのは後から少しずつ学んでいけばいい。
やる氣がしぼんでしまう前に、まずは一歩踏み出していきましょう！
目次
データベースを作る手順
今回Accessで作るデータベースですが、次のような手順で作っていきます。
- 新規データベースファイルを作る
- テーブルを作る
- テーブルにデ－タを入力する
- 入力フォームを作る
- レポートを作る
なんだかやることが多そうな感じがしますが、実際に作り始めれば、サクサク進んでいきますので安心してください。
新規データベースファイルを作る
まずは新しいデータベースファイルを作ります。メニューボタンから「新規作成」をクリックします。
今回は在庫管理のデータベースを作ることにします。
ファイル名に「在庫管理」と入力し、「作成」ボタンをクリックします。
これでデータベースファイルができあがりました。このファイルがデータベースの大枠になります。
ここでデータベースシートが表示されますが、ひとまず閉じます。タブを右クリックし「閉じる」をクリックします。
テーブルを作成する
続いてテーブルを作成します。「作成」タブから「テーブルデザイン」をクリックします。
テーブルが表示されます。フィールド名に「在庫ID」「商品名」を入力します。
データ型は「オートナンバー型」「テキスト型」を選択します。
テーブルタブを右クリックして「閉じる」をクリックします。
「名前を付けて保存」ダイアログボックスが表示されたらテーブル名に「在庫テーブル」を入力し「OK」をクリックします。
すると「主キーが設定されていません。」というダイアログボックスが表示されます。「はい」をクリックします。
在庫IDの横に鍵マークのアイコンがついているのがわかると思います。在庫IDが主キーに設定されたということです。
これでデータを溜めておくテーブルができあがりました。
ここまでできればデータベースはできあがりです。あとは実際にデータベースに入れたいデータを入力するだけ。簡単ですよね。
テーブルにデータを入力する
ではテーブルにデータを入力していきます。
画面左にある「在庫テーブル」をダブルクリックします。右側に空のテーブルが表示されます。この空のテーブルにデータを入力していきます。
在庫IDはオートナンバーにしたので商品名にカーソルを合わせて「鉛筆」と入力します。オートナンバーを設定すると自動的に連番を振ってくれます。
商品名に「鉛筆」「消しゴム」「ノート」を入力します。
すべて入力したら「在庫テーブル」タブを右クリックし「閉じる」をクリックします。
これでデータがテーブルに保存されました。
入力フォームを作る
続いてデータ入力用のフォームを作ります。フォームとはテーブルにデータを入力するための画面です。
さきほど、在庫テーブルを開いて、テーブルに直接データを入力しました。しかし、通常はこのように直接テーブルを開いてデータを入力することはしません。
なぜなら、ユーザーに直接テーブルを操作されると、列の定義などを変更されたり、削除されてしまう危険があるためです。
またフォームを使用することで、ユーザーにとって見やすく使い勝手のよい画面を作ることができる、という目的もあります。
ではフォームを作っていきます。
「作成」タブから「フォーム」をクリックします。
フォーム上にさきほど作った在庫テーブルにある列名「在庫ID」「商品名」がすでに表示されています。
ここでは特に何もせず、在庫テーブルタブを右クリックし「閉じる」をクリックします。
「在庫テーブルフォームの変更を保存しますか？」というダイアログボックスが表示されたら「はい」をクリックします。
「名前を付けて保存」ダイアログボックスが表示されたらフォーム名に「在庫入力フォーム」を入力し「OK」をクリックします。
これで入力フォームの作成は終わりです。
フォームからデータを入力する
さきほど作ったフォームからデータを入力してみます。画面左の「在庫入力フォーム」をダブルクリックします。
在庫テーブルの1行目に入力したデータが表示されています。
在庫IDにカーソルが当たっていますが、キーボードのEnterキ－押すと商品名にカーソルが移動します。さらにEnterキーを押すと次のレコードに移動します。
空白のレコードが表示されるまで、Enterキーを数回押します。
商品名に「マジック」と入力しEnterキーを押します。
商品名にノートと入力してEnterキーを押します。これで「マジック」と「ノート」がテーブルに追加されました。
レコードの移動は矢印ボタンで行います。←をクリックすると前のレコードへ移動、→をクリックすると次のレコードへ移動します。
レポートを作る
フォームができあがったので今度はレポートを作ってみます。レポートとはテーブルに入力したデータを集計するためのものです。
レポートは表示させるだけでなく印刷することもできます。
ではレポートを作っていきます。
「作成」タブから「レポート」をクリックします。
在庫テーブルのデータが全て表示されます。ノートのレコードが２行に分かれていて見にくいので１行にまとめたいですね。それには画面下にある「グループの追加」をクリックします。
テーブルの列名が表示されるので「商品名」をクリックします。
すると２つのレコードに分かれていたノートが1つにまとまりました。このように商品名が重複していた場合、１つのグループにしてまとめて表示してくれます。
タブの上で右クリックし「閉じる」をクリックします。
「在庫テーブルフォームレポートの変更を保存しますか？」というダイアログボックスが表示されたら「はい」をクリックします。
「名前を付けて保存」ダイアログボックスが表示されたらテーブル名に「在庫レポート」を入力し「OK」をクリックします。
在庫レポートができました。これでレポートの作成は終わりました。
レポートを開いて印刷する
作成したレポートは印刷することもできます。画面右にある「在庫レポート」をダブルクリックします。
右側に在庫レポートが表示されますので右クリックして「印刷プレビュー」をクリックします。
画面左上の「印刷」アイコンをクリックします。
印刷画面が表示されたら「OK」をクリックします。
以上でレポートの印刷は終わりです。
超簡単データベースの作成は以上で終わりです。おつかれさまでした。
まとめ
いかがでしたか？今回はAccess初心者でも10分で作れる超簡単データベースの作り方を紹介しました。
「Accessをはじめたいけど何から手をつけたらよいかわからない」っていう人は、この記事を参考にして、まずはデータベースファイルを作ってみましょう。
そうすると、
「データベースって難しい、色々やることがあって大変そう。」
という不安が、
「あっ、データベースってこんな感じなんだ。ちょっとだけわかった」
という安心に変わっていきます。
この少しの安心が大事です。
なんでもそうだけど、わからないこと、やったことがないことは不安なんです。
でも、「できそうだな」というが安心に変わればあとは一歩一歩進んでいくだけ。
だから頭で考え過ぎずにまずやってみる、それが大事なんです。
この記事を読んで、データベースって難しいっていう不安が安心に変わって、そして楽しさにつながっていけば嬉しいです。
次はAccessを始めたころはなかなか取っつきにくいクエリの作り方を紹介していきます。
最後までお読みいただきありがとうございました！
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