まずは作ってみよう!Access初心者でも10分で作れる超簡単データベース

こんにちは~。「デザインもできるシステムエンジニア」のあつもり(@atumori17)です。業務効率化のアイデアや、初心者向けにExcelやAccessの便利な使い方を発信しています。

今回はAccess初心者でも10分で作れる超簡単データベースの作り方を紹介します。難しいことは抜きにしてまずは触ってみて作ってみる、ということを大前提にして進めていきます。

なので初めに言っておきますが、実用的なデータベースではありません。ただし「おお~アクセルでファイルが作れた!」「レポートが印刷できた!」という実感を得ることができます。

じつはこれが大切なんですっ。まずは作ってみてプログラムが動く喜びを感じること。Accessの仕組みがどうなっているかとか、エクセルと何が違うのかとか、データベースとは何ぞやとかそういうのは後から少しずつ学んでいけばいいんです。

まずは一歩踏み出していくことからはじめていきましょう。

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データベースを作る手順

今回Accessで作るデータベースですが、次のような手順で作っていきます。

  1. 新規データベースファイルを作る
  2. テーブルを作る
  3. テーブルにデ-タを入力する
  4. 入力フォームを作る
  5. レポートを作る

新規データベースファイルを作る

まずはデータベースファイルを作ります。メニューボタンから「新規作成」をクリックします。

ファイル名に「在庫管理」と入力し、「作成」ボタンをクリックします。

これでデータベースファイルができあがりました。

データベースシートが表示されますが、ここでは閉じます。タブを右クリックし「閉じる」をクリックします。

テーブルを作成する

続いてテーブルを作成します。「作成」タブから「テーブルデザイン」をクリックします。

テーブルが表示されます。フィールド名に「在庫ID」「商品名」を入力します。

データ型は「オートナンバー型」「テキスト型」を選択します。

テーブルとはデータを蓄積しておく器。エクセルでいう表のようなもの。

テーブルタブを右クリックして「閉じる」をクリックします。

「名前を付けて保存」ダイアログボックスが表示されたらテーブル名に「在庫テーブル」を入力し「OK」をクリックします。

すると「主キーが設定されていません。」というダイアログボックスが表示されます。「はい」をクリックします。

在庫IDの横に鍵マークのアイコンがついているのがわかると思います。在庫IDが主キーに設定されたということです。

主キーとは重複したデータができないように、データを一意にするためのもの

これでデータを溜めておくテーブルができあがりました。

テーブルにデータを入力する

テーブルができたのでデータを入力していきます。

画面左にある「在庫テーブル」をダブルクリックします。右側に空のテーブルが表示されます。この空のテーブルにデータを入力していきます。

在庫IDはオートナンバーにしたので商品名にカーソルを合わせて「鉛筆」と入力します。オートナンバーを設定すると自動的に連番を振ってくれます。

商品名に「鉛筆」「消しゴム」「ノート」を入力します。

すべて入力したら「在庫テーブル」タブを右クリックし「閉じる」をクリックします。

これでデータがテーブルに保存されました。

入力フォームを作る

続いてデータ入力用のフォームを作ります。

「作成」タブから「フォーム」をクリックします。

フォーム上にテーブルにある列名「在庫ID」「商品名」がすでに表示されています。ここでは特に何もせず、在庫テーブルタブを右クリックし「閉じる」をクリックします。

「在庫テーブルフォームの変更を保存しますか?」というダイアログボックスが表示されたら「はい」をクリックします。

「名前を付けて保存」ダイアログボックスが表示されたらフォーム名に「在庫入力フォーム」を入力し「OK」をクリックします。

これで入力フォームの作成は終わりです。

フォームからデータを入力する

さきほど作ったフォームからデータを入力してみます。画面左の「在庫入力フォーム」をダブルクリックします。

さきほどテーブルの1行目に入力したデータが表示されています。在庫IDにカーソルが当たっていますが、キーボードのEnterキ-押すと商品名にカーソルが移動します。さらにEnterキーを押すと次のレコードに移動します。

空白のレコードが表示されるまで、Enterキーを数回押します。

商品名に「マジック」と入力しEnterキーを押します。

商品名にノートと入力してEnterキーを押します。これで「マジック」と「ノート」がテーブルに追加されました。

さきほどは直接テーブルを開いてデータを入力しましたが、通常は直接テーブルを開いてデータを入力することはしません。今やったようフォームからデータを入力させるのが一般的です。

ユーザーに直接テーブルを開かせるのと列などを変更されたり、削除されてしまう危険があるためです。またフォームを使用することで、ユーザーにとって入力しやすい画面にするという目的もあります。

レコードの移動は下の矢印ボタンで行います。←をクリックすると前のレコードへ移動、→をクリックすると次のレコードへ移動します。

レポートを作る

フォームができあがったので今度はレポートを作ってみます。レポートとはテーブルに入力したデータを集計するためのものです。レポートは表示させるだけでなく印刷することもできます。

「作成」タブから「レポート」をクリックします。

テーブルのデータが全て表示されます。ノートのレコードが2行に分かれていて見にくいので1行にまとめたいですね。それには画面下にある「グループの追加」をクリックします。

テーブルの列名が表示されるので「商品名」をクリックします。

すると2つのレコードに分かれていたノートが1つにまとまりました。このように商品名が重複していた場合、1つのグループとしてまとめて表示してくれます。

タブの上で右クリックし「閉じる」をクリックします。

「在庫テーブルフォームレポートの変更を保存しますか?」というダイアログボックスが表示されたら「はい」をクリックします。

「名前を付けて保存」ダイアログボックスが表示されたらテーブル名に「在庫レポート」を入力し「OK」をクリックします。

在庫レポートができました。これでレポートの作成は終わりました。

データベースの作成は以上で終わりです。

レポートを開いて印刷する

作成したレポートは印刷することもできます。画面右にある「在庫レポート」をダブルクリックします。

右側に在庫レポートが表示されますので右クリックして「印刷プレビュー」をクリックします。

画面左上の「印刷」アイコンをクリックします。

印刷画面が表示されたら「OK」をクリックします。

以上でレポートの印刷は終わりです。

まとめ

いかがでしたか?今回はAccess初心者でも10分で作れる超簡単データベースの作り方を紹介しました。

「Accessをはじめたいけど何から手をつけたらよいかわからない」っていう人は、この記事を参考にしてデータベースファイルを作ってみてください。そこから少しずつ知識を学んでいけばよいと思いますよ~。

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