まずは作ってみよう!Access初心者でも10分で作れる超簡単データベース

こんにちは!「デザインもできるシステムエンジニア」のあつもり(@atumori17)です。

このブログでは業務効率化のアイデアや、初心者向けにExcelやAccessの便利な使い方を発信しています。

今回はAccess初心者でも10分で作れる超簡単データベースの作り方を紹介します。

難しいことは抜きにしてまずは触ってみる、作ってみる、ということを大前提にして進めていきます。

「データベースは習うより慣れろ」

です。参考書を見てデータベースの知識を得たところで、実際に作ってみなければ習得できません。そして、考えれば考えるほど、頭がこんがらかっていくのがデーターベースなのです。

なので初めに言っておきますが、今回紹介するのは実用的なデータベースではありません。

「おお~アクセスでデータベースが作れた!」

「レポートが印刷できた!」

という体験をするためのものです。

まずは作ってみてデータベースが動く喜びを感じること。これがとっても大切です。

Accessの仕組みがどうなっているかとか、エクセルと何が違うのかとか、データベースとは何ぞやとか、そういうのは後から少しずつ学んでいけばいい。

やる氣がしぼんでしまう前に、まずは一歩踏み出していきましょう!

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データベースを作る手順

今回Accessで作るデータベースですが、次のような手順で作っていきます。

  1. 新規データベースファイルを作る
  2. テーブルを作る
  3. テーブルにデ-タを入力する
  4. 入力フォームを作る
  5. レポートを作る

なんだかやることが多そうな感じがしますが、実際に作り始めれば、サクサク進んでいきますので安心してください。

新規データベースファイルを作る

まずは新しいデータベースファイルを作ります。メニューボタンから「新規作成」をクリックします。

今回は在庫管理のデータベースを作ることにします。

ファイル名に「在庫管理」と入力し、「作成」ボタンをクリックします。

これでデータベースファイルができあがりました。このファイルがデータベースの大枠になります。

ここでデータベースシートが表示されますが、ひとまず閉じます。タブを右クリックし「閉じる」をクリックします。

テーブルを作成する

続いてテーブルを作成します。「作成」タブから「テーブルデザイン」をクリックします。

テーブルが表示されます。フィールド名に「在庫ID」「商品名」を入力します。

データ型は「オートナンバー型」「テキスト型」を選択します。

テーブルとはデータを蓄積しておく入れ物。エクセルでいう表のようなもの。

テーブルタブを右クリックして「閉じる」をクリックします。

「名前を付けて保存」ダイアログボックスが表示されたらテーブル名に「在庫テーブル」を入力し「OK」をクリックします。

すると「主キーが設定されていません。」というダイアログボックスが表示されます。「はい」をクリックします。

在庫IDの横に鍵マークのアイコンがついているのがわかると思います。在庫IDが主キーに設定されたということです。

主キーとは重複したデータができないように、データを一意にするためのもの

これでデータを溜めておくテーブルができあがりました。

ここまでできればデータベースはできあがりです。あとは実際にデータベースに入れたいデータを入力するだけ。簡単ですよね。

テーブルにデータを入力する

ではテーブルにデータを入力していきます。

画面左にある「在庫テーブル」をダブルクリックします。右側に空のテーブルが表示されます。この空のテーブルにデータを入力していきます。

在庫IDはオートナンバーにしたので商品名にカーソルを合わせて「鉛筆」と入力します。オートナンバーを設定すると自動的に連番を振ってくれます。

商品名に「鉛筆」「消しゴム」「ノート」を入力します。

すべて入力したら「在庫テーブル」タブを右クリックし「閉じる」をクリックします。

これでデータがテーブルに保存されました。

入力フォームを作る

続いてデータ入力用のフォームを作ります。フォームとはテーブルにデータを入力するための画面です。

さきほど、在庫テーブルを開いて、テーブルに直接データを入力しました。しかし、通常はこのように直接テーブルを開いてデータを入力することはしません。

なぜなら、ユーザーに直接テーブルを操作されると、列の定義などを変更されたり、削除されてしまう危険があるためです。

またフォームを使用することで、ユーザーにとって見やすく使い勝手のよい画面を作ることができる、という目的もあります。

ではフォームを作っていきます。

「作成」タブから「フォーム」をクリックします。

フォーム上にさきほど作った在庫テーブルにある列名「在庫ID」「商品名」がすでに表示されています。

ここでは特に何もせず、在庫テーブルタブを右クリックし「閉じる」をクリックします。

「在庫テーブルフォームの変更を保存しますか?」というダイアログボックスが表示されたら「はい」をクリックします。

「名前を付けて保存」ダイアログボックスが表示されたらフォーム名に「在庫入力フォーム」を入力し「OK」をクリックします。

これで入力フォームの作成は終わりです。

フォームからデータを入力する

さきほど作ったフォームからデータを入力してみます。画面左の「在庫入力フォーム」をダブルクリックします。

在庫テーブルの1行目に入力したデータが表示されています。

在庫IDにカーソルが当たっていますが、キーボードのEnterキ-押すと商品名にカーソルが移動します。さらにEnterキーを押すと次のレコードに移動します。

空白のレコードが表示されるまで、Enterキーを数回押します。

商品名に「マジック」と入力しEnterキーを押します。

商品名にノートと入力してEnterキーを押します。これで「マジック」と「ノート」がテーブルに追加されました。

レコードの移動は矢印ボタンで行います。←をクリックすると前のレコードへ移動、→をクリックすると次のレコードへ移動します。

レポートを作る

フォームができあがったので今度はレポートを作ってみます。レポートとはテーブルに入力したデータを集計するためのものです。

レポートは表示させるだけでなく印刷することもできます。

ではレポートを作っていきます。

「作成」タブから「レポート」をクリックします。

在庫テーブルのデータが全て表示されます。ノートのレコードが2行に分かれていて見にくいので1行にまとめたいですね。それには画面下にある「グループの追加」をクリックします。

テーブルの列名が表示されるので「商品名」をクリックします。

すると2つのレコードに分かれていたノートが1つにまとまりました。このように商品名が重複していた場合、1つのグループにしてまとめて表示してくれます。

タブの上で右クリックし「閉じる」をクリックします。

「在庫テーブルフォームレポートの変更を保存しますか?」というダイアログボックスが表示されたら「はい」をクリックします。

「名前を付けて保存」ダイアログボックスが表示されたらテーブル名に「在庫レポート」を入力し「OK」をクリックします。

在庫レポートができました。これでレポートの作成は終わりました。

レポートを開いて印刷する

作成したレポートは印刷することもできます。画面右にある「在庫レポート」をダブルクリックします。

右側に在庫レポートが表示されますので右クリックして「印刷プレビュー」をクリックします。

画面左上の「印刷」アイコンをクリックします。

印刷画面が表示されたら「OK」をクリックします。

以上でレポートの印刷は終わりです。

超簡単データベースの作成は以上で終わりです。おつかれさまでした。

まとめ

いかがでしたか?今回はAccess初心者でも10分で作れる超簡単データベースの作り方を紹介しました。

「Accessをはじめたいけど何から手をつけたらよいかわからない」っていう人は、この記事を参考にして、まずはデータベースファイルを作ってみましょう。

そうすると、

「データベースって難しい、色々やることがあって大変そう。」

という不安が、

「あっ、データベースってこんな感じなんだ。ちょっとだけわかった」

という安心に変わっていきます。

この少しの安心が大事です。

なんでもそうだけど、わからないこと、やったことがないことは不安なんです。

でも、「できそうだな」というが安心に変わればあとは一歩一歩進んでいくだけ

だから頭で考え過ぎずにまずやってみる、それが大事なんです。

この記事を読んで、データベースって難しいっていう不安が安心に変わって、そして楽しさにつながっていけば嬉しいです。

最後までありがとうございました!

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